Lorsque vous avez parcouru vos dossiers Client, Personnel et Tiers sur GDPRWise, nous vous recommandons les étapes ci-dessous pour mettre à profit votre travail acharné!

  1. Demandez à un collègue d’examiner le contenu de vos dossiers pour vous assurer qu’ils reflètent fidèlement la manière dont votre entreprise traite les données personnelles.
  2. Le RGPD exige que les requêtes liées à la confidentialité passent par un canal de communication spécifique à la confidentialité. Il est donc préférable de créer un alias de boîte aux lettres privacy @ yourcompany. Une fois l’alias configuré, informez GDPRWise en enregistrant l’alias sur l’écran Ma société> Détails dans la section Boîte aux lettres de confidentialité. Cela garantira que cette adresse e-mail privée est incluse dans la politique de confidentialité que GDPRWise génère au lieu de l’adresse e-mail de votre coordinateur de la confidentialité.

Vous êtes maintenant prêt à générer vos documents GDPR:

  1. Générez votre Politique de confidentialité du client à partir de l’écran Documents GDPR et téléchargez la version HTML RAW afin qu’elle puisse être intégrée au CMS de votre site Web. Veuillez conserver le pied de page faisant référence à GDPRWise afin que vos clients puissent voir que vous avez été assisté par des professionnels.
  2. Assurez-vous de vous référer à votre politique de confidentialité dans TOUTES vos communications:

    3. 2a. Sur votre site Web, votre politique de confidentialité doit être disponible sur toutes les pages, il est donc préférable de la mettre en pied de page
    2b. Vos e-mails doivent toujours avoir un pied de page faisant référence à votre politique de confidentialité. Vous pouvez utiliser ce modèle de pied de page d’e-mail comme point de départ.
    2c. Votre newsletter doit faire référence à votre politique de confidentialité supplémentaire pour avoir une option de désinscription
    2d. Vos pages de réseaux sociaux doivent faire référence à votre politique de confidentialité, par ex. dans la section À propos
    2e. Les supports marketing numériques et imprimés doivent également faire référence à votre politique de confidentialité.

  3. Il est conseillé de informer tous vos clients par courrier électronique que votre politique de confidentialité a été mise à jour. De cette façon, personne ne peut prétendre par la suite ne pas en avoir eu connaissance et c’est aussi un bon moment pour souligner que vous êtes une entreprise soucieuse de la vie privée. Il n’est pas nécessaire de demander votre consentement pour effectuer cet envoi, car vous envoyez uniquement des e-mails aux clients existants.
  4. Si votre dossier personnel comporte des processus, générez votre Politique de confidentialité du personnel à partir de l’écran Documents RGPD et téléchargez la version PDF. Transmettez-le à chacun de vos employés pour les informer que votre politique de confidentialité concernant leurs données personnelles a changé. À l’avenir, nous vous conseillons d’inclure le PDF en annexe à vos contrats de personnel
  5. Téléchargez votre registre GDPR à partir de l’écran Documents RGPD et conservez-le dans un endroit sûr. Vous aurez besoin de ce document lorsque le régulateur le demandera
  6. Si ce n’est pas encore le cas, vous devez également former les collègues qui sont en contact avec les clients ou le personnel. GDPRWise peut également vous aider, contactez pour plus d’informations.
  7. En ce qui concerne la sécurité , il est conseillé de procéder à un examen régulier. Notre base de connaissances vous donne des conseils à ce sujet: Sécurité des données – ce qu’il faut considérer . < / li>
  8. Vos « personnes concernées » disposent de droits , par exemple droit d’accès, votre entreprise doit donc mettre en place les processus appropriés. Votre boîte aux lettres de confidentialité que vous avez configurée précédemment peut servir de point d’accès pour ces demandes. Pour chaque demande reçue, vous devez répondre rapidement et agir selon les règles établies. Consultez notre base de connaissances sur le sujet Data Subject Requests .